1. Präambel
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Dienstleistungen und Warenlieferungen (Online-Produkte, SaaS-Lösungen, IT-Peripheriegeräte etc.) von trafe (nachfolgend „Softwarelösung“ oder „Funktionen“). Die rechtsgeschäftliche Durchführung (Auslieferung, Abrechnung etc.) erfolgt ebenfalls durch die trafe GmbH.
2. Vertragsgegenstand
2.1. Der Lizenzgeber hat eine Softwarelösung für die Verwaltung und Vermietung von beweglichen Gegenständen entwickelt und vermarktet diese auf Basis von Lizenzpaketen an Lizenznehmer. Diese Softwarelösung wird auf eigenen Servern des Lizenzgebers gehostet.
2.2. Diese Softwarelösung weist derzeit unter anderem folgenden Funktionsumfang auf:
• Login/Logout für Mitarbeiter über E-Mail-Adresse und Kennwort
• Dashboard mit den Mietgegenständen/Mietfahrzeugen, Einteilung nach Kategorien, Kurzzeitvermietung, Langzeitvermietung, Wartung und Mitarbeiter sowie Anzeigen von div. “KPI’s” mittels Kacheln und/oder grafischer Darstellung
• Erfassen von Anfragen, Buchungen und Stornierungen
• Prüfung von Ausweisdokumenten und Führerscheinen durch Verknüpfung mit einem optional käuflichem Dokumenten-Scanners auf “Unauffälligkeit” oder “Auffälligkeiten”, Übertragung der persönlichen Kundendaten von Ausweisdokumenten und/oder Führerschein in die in der Softwarelösung nutzbaren Funktionen wie Kundenprofil erstellen/aktualisieren, Mietvertrag erstellen, Rückgabeprotokoll erstellen etc.
• Automatische Umwandlung von bestätigten Anfragen in Buchungen und von Buchungen in Verträge, bzw. Stornierung von Buchungen
• Erstellung der Verträge sowie Veränderungen und Stornierungen bereits bestehender Verträge
• Erstellung von Übergabeprotokollen, Rückgabeprotokollen und Aufbereitungsprotokollen sowie Erfassung von Schäden am Mietgegenstand sowohl bei Übergabe, bei Rückgabe als auch bei der Aufbereitung
• Hinzufügung neuer Mietgegenstände/Fahrzeuge, Bearbeitung und Entfernung
• Erfassung des Nutzungsstatus für alle Mietgegenstände/Fahrzeuge wie „Verfügbar, Vermietet, Mitarbeiter, Wartung, Reparatur“ etc.
• Erfassung von Schäden zum jeweiligen Mietgegenstand/Fahrzeug, Bearbeitung und Entfernung von Schäden
• Erfassung von Kunden, Bearbeitung von Kundendaten und Entfernung von Kundendaten aus dem System
• Erfassung von Mitarbeitern, Bearbeitung von Mitarbeiterdaten, Zuweisen von Berechtigungsrollen für die jeweiligen Mitarbeiter und Entfernung von Mitarbeiterdaten aus dem System
• Zur Wartungsfunktion Aktualisierung des Kilometerstandes, Vorbereitung der Aufbereitung durch Checkliste für den Aufbereitungsmitarbeiter, Überwachung der HU/AU- Fälligkeit sowie der Durchführung
• Überwachung anderer Wartungen wie Ölwechsel oder Inspektion
2.3. Die Softwarelösung wird vom Lizenzgeber optisch an die Bedürfnisse des Lizenznehmers gem. der im Onboaring-Fragebogen durch die vom Lizenznehmer ausgewählte Design-Version angepasst, für den Lizenznehmer kompiliert, exportiert und hochgeladen. Der Lizenzgeber entwickelt derzeit weitere Funktionen, die im Rahmen dieses Vertrages ebenfalls mittels Software-Updates zur Verfügung gestellt werden und vom Lizenznehmer genutzt werden können.
2.4. Der Lizenznehmer kann Sonderwünsche oder individuelle Entwicklungswünsche gegen vorherige Vereinbarung eines zusätzlichen Entgelts in Auftrag geben, sofern der Lizenzgeber den Auftrag zur Umsetzung des Sonderwunsches oder des individuellen Entwicklungswunsches annimmt. Der Lizenzgeber ist nicht verpflichtet, Aufträge über Sonderwünsche oder individuelle Entwicklungswünsche anzunehmen und/oder umzusetzen.
2.5. Der Lizenzgeber stellt die Softwarelösung mit den derzeitig verfügbaren Funktionen dem Lizenznehmer zur Verfügung. Die Einrichtung (Zurverfügungstellung) erfolgt innerhalb von 7 Kalendertagen ab Bereitstellung der notwendigen Informationen durch den Lizenznehmer im Rahmen des Onboarding-Fragebogens nach Angebotsunterzeichnung und nach Geldeingang des vereinbarten Onboarding Fees.
2.6. Der Lizenzgeber wird Arbeiten zur Wartung und Optimierung der Softwarelösung möglichst in nutzungsschwachen Zeiten durchführen und gegebenenfalls rechtzeitig vorher ankündigen, sofern das möglich ist. Durch solche Arbeiten kann die Verfügbarkeit der Softwarelösung kurzzeitig eingestellt oder beschränkt werden, ohne dass dem Lizenznehmer aus dieser Einstellung oder Beschränkung Schadensersatzansprüche entstehen. Der Lizenzgeber kann die angebotene Leistung – beispielsweise wegen technischer Notwendigkeit – ändern, soweit dies für den Lizenznehmer zumutbar ist. Der Lizenznehmer ist verpflichtet, an solchen Änderungen, beispielsweise durch erneute Eingabe seiner Zugangsdaten oder einfache, zumutbare Änderungen seiner Systeme, mitzuwirken.
3. Laufzeit des Vertrages
3.1. Der Vertrag wird gemäß des durch den Kunden bestätigten Angebots und dem dazugehörigen Auftrag zunächst für eine Laufzeit von wahlweise 6, 12, 24 oder 36 Monaten ab Übermittlungsdatum der Softwarelösung abgeschlossen.
3.2. Der Vertrag verlängert sich um weitere 24 Monate, wenn er nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragszeit von einer Partei gekündigt wird.
3.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages bei Vorliegen eines wichtigen Grundes besteht auch während der Laufzeit. Ein wichtiger Grund auf Seiten des Lizenzgebers ist die Nichtzahlung fälliger Lizenzgebühren durch den Lizenznehmer, Eingriffe des Lizenznehmers in die Sicherheit und Verfügbarkeit der Server-Infrastruktur des Lizenzgebers oder die unbefugte Weitergabe der Leistung des Lizenzgebers ganz oder in Teilen. Wichtiger Grund auf Seiten des Lizenznehmers sind Mängel der Softwarelösung, die vom Lizenzgeber nicht innerhalb von 2 Wochen nach Zugang einer Mängelrüge in Textform beseitigt werden oder keine Verfügbarkeit der Softwarelösung über einen Zeitraum von mehr als 2 Kalendertagen.
4. Preise und Zahlung
4.1. Der Lizenzgeber erstellt eine Preisliste und behält sich das Recht vor, die Preisliste regelmäßig zu aktualisieren. Der Lizenzgeber entwickelt weitere Funktionen der Softwarelösung und stellt diese dem Lizenznehmer zu Verfügung. Die Bereitstellung zusätzlicher Funktionen kann dabei kostenfrei oder auf Basis einer neuen Preisliste erfolgen.
4.2. Die monatliche Lizenzgebühr ergibt sich aus dem vom Lizenzgeber an den Lizenznehmer übermittelten Angebots. Die Lizenzgebühr ist abhängig von der Anzahl der vermieteten Fahrzeuge und der vom Lizenznehmer gebuchten optionalen Zusatz-Funktionen der Softwarelösung. Diese Lizenzgebühr ist während der Vertragslaufzeit unveränderlich, soweit der Lizenznehmer nicht weitere Funktionen der Softwarelösung zusätzlich bucht oder ein Upgrade oder Downgrade seines Lizenzpakets in Auftrag gibt (z.B. Erhöhung oder Verminderung der Anzahl der Mietgegenstände).
4.3. Für die Einrichtung der Softwarelösung ist eine einmalige Einrichtungsgebühr (“Onboarding Fee”) vom Lizenznehmer an den Lizenzgeber zu bezahlen. Der Betrag ergibt sich aus dem vom Lizenzgeber an den Lizenznehmer übermittelten Angebots. Die Einrichtungsgebühr ist innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsstellung zu bezahlen.
4.4. Sofern sich der Lizenznehmer für den Kauf eines Dokumenten-Scanners entscheidet, hat der Lizenznehmer an den Lizenzgeber hierfür einen einmaligen Kaufpreis zu bezahlen. Der Kaufpreis des Dokumenten-Scanners ergibt sich aus dem vom Lizenzgeber an den Lizenznehmer übermittelten Angebots. Der Kaufpreis ist innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsstellung zu bezahlen. Nach Bestellung des Lizenznehmers und Eingang des Kaufpreises beim Lizenzgebers bestellt der Lizenzgeber den Dokumenten-Scanner beim Hersteller und versendet diesen an den Lizenznehmer. Sofern der Scanner bereits beim Lizenzgeber lagernd verfügbar ist, wird dieser umgehend vom Lizenzgeber an den Lizenznehmer mittels DHL Paket versandt. Ist der Scanner beim Lizenzgeber nichtmehr lagernd und eine Bestellung beim Hersteller notwendig, beträgt die Lieferzeit ca. 8-12 Wochen ab Eingang des Kaufpreises. Da der Dokumenten-Scanner im Auftrag des Lizenzgebers speziell gefertigt und mittels Seefracht transportiert wird, können vereinzelt längere Lieferzeiten auftreten. Dem Lizenzgeber steht insoweit kein Rücktrittsrecht zu, sofern die Lieferzeit nicht 4 Monate ab Bestellung durch den Lizenznehmer und Geldeingang des Kaufpreises beim Lizenzgeber überschreitet.
4.5. Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus spätestens bis zum 3. Werktag jedes Monats per SEPA-Firmen-Lastschriftmandat. Eine andere Zahlungsweise ist nicht möglich. Sofern die Einrichtung der Softwarelösung nicht zum Monatsersten erfolgt, wird der 1. Vertragsmonat anteilig berechnet. Der Lizenznehmer verpflichtet sich, für die gesamte Vertragslaufzeit das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat aufrecht zu erhalten und nicht zu entziehen. Sollte der Lizenzgeber das SEPA-Firmen-Lastschrfitmandat während der Laufzeit entziehen, wodurch die Ausstellung eines neuen SEPA-Firmen-Lastschrfitmandats notwendig ist, fällt hierfür ein Bearbeitungsentgelt in Höhe von jeweils 250 € zuzüglich Umsatzsteuer an. Es bleibt dem Lizenznehmer unbenommen, nachzuweisen, dass der Schaden des Lizenzgebers tatsächlich geringer als 250 € war.
4.6. Die Lizenzgebühr beinhaltet nicht das Erstellen von Fotografien, die in das Dashboard eingebunden werden. Sie beinhaltet auch nicht das Erfassen der Daten der einzelnen Mietgegenstände/Fahrzeuge. Die Fotografien und die Daten der Fahrzeuge/Mietgegenstände werden vom Lizenznehmer selbst durch Hochladen der Fotografien und der fotografierten Fahrzeugpapiere in die Softwarelösung eingebunden. Zusätzliche Fahrzeuge/Mietgegenstände können jederzeit eingebunden werden. Sofern die nachträglich veränderte Anzahl der Mietgegenstände zu einer Änderung des Listenpreises führt, schuldet der Lizenznehmer den geänderten Listenpreis ab dem Monat, der auf die maßgebliche Änderung folgt.
4.7. Sofern der Lizenznehmer Informationen, Unterlagen und Daten, die zur Einrichtung der Softwarelösung erforderlich sind, auf Aufforderung des Lizenzgebers nicht innerhalb der Einrichtungsfrist von 7 Tagen liefert, und die Softwarelösung ausschließlich deshalb nicht eingerichtet werden kann, weil Informationen, Unterlagen und/oder Daten des Lizenznehmers fehlen, wird die Lizenzgebühr auch ohne Einrichtung der Softwarelösung 7 Tage nach Vertragsunterzeichnung zur Zahlung fällig.
5. Zahlungsverzug
5.1. Bei Zahlungsverzug über mehr als 14 Kalendertage ist der Lizenzgeber berechtigt, den Zugang und die Softwarelösung nach vorheriger Ankündigung in Textform zu sperren.
5.2. Für jede Sperrung berechnet der Lizenzgeber dem Lizenznehmer einen Betrag von 250 € zuzüglich Umsatzsteuer. Es bleibt dem Lizenznehmer unbenommen, nachzuweisen, dass der Schaden des Lizenzgebers tatsächlich geringer als 250 € war.
5.3. Dem Lizenznehmer steht im Falle einer Sperrung wegen Zahlungsverzuges kein Schadensersatzanspruch gegen den Lizenzgeber wegen der Sperrung zu.
5.4. Der Lizenzgeber berechnet dem Lizenznehmer für die Dauer des Zahlungsverzuges Verzugszinsen i.H.v. 9 % Punkten über dem Basiszinssatz ab Eintritt des Verzuges und eventuell anfallende Rücklastschriftkosten.
6. Hosting
6.1. Die vereinbarte Lizenzgebühr beinhaltet das Hosting des Backends und der Webversion der Softwarelösung. Domaingebühren und Subdomaingebühren sind in der Lizenzgebühr nicht enthalten und vom Lizenznehmer direkt beim Anbieter der jeweiligen Leistung zu bezahlen. Der Lizenzgeber hinterlegt einen sogenannten A-RECORD, also die IP-Adresse für die Subdomains „api.“ und „app.“ für die vom Kunden genannte Domain seines Unternehmens.
6.2. Der Lizenznehmer bevollmächtigt den Lizenzgeber, die individualisierte Softwarelösung für sein Unternehmen bei Apple, bzw. Google hochzuladen.
6.3. Die Softwarelösung ist verfügbar für
• iOS/ iPad OS
• Android (Beta-Version)
• als WebApp für Browser wie Google Chrome, Firefox und Safari (Ab voraussichtlich für Q4 2024 verfügbar)
6.4. Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, die Softwarelösung oder Teile davon auf einen anderen Hosting-Anbieter zu übertragen oder andere Eingriffe in die Server-Umgebung des Lizenzgebers vorzunehmen. Der Lizenznehmer haftet für alle Schäden, die durch einen nicht autorisierten Eingriff entstehen. Der Lizenzgeber stellt dem Lizenznehmer für die Beseitigung solcher Schäden (z.B. Serverausfälle) einem Betrag von 240 € netto pro Stunde in Rechnung. Dieser Aufwand wird pro angefangenen 30 Minuten abgerechnet. Dem Lizenznehmer steht es frei, nachzuweisen, dass der Auftrag des Lizenznehmers für die Beseitigung des Schadens geringer war.
7. Haftung
7.1. Der Lizenzgeber haftet nur für Schäden, wenn er oder ein Erfüllungsgehilfe gegen eine wesentliche Vertragspflicht verstoßen hat oder der Schaden auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Lizenzgebers oder eines Erfüllungsgehilfen beruht. Schadensersatzansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz werden durch diese Bestimmung nicht eingeschränkt.
7.2. Schadensersatzansprüche für das Fehlen zugesicherter Eigenschaften, Schadensersatzansprüche für Personenschäden oder Schadensersatzansprüche wegen der Verletzung zwingender gesetzlicher Bestimmungen werden ebenfalls nicht eingeschränkt.
7.3. Schadensersatzansprüche gegen den Lizenzgeber bestehen nicht, sofern die Schadensursache vom Lizenzgeber nicht zu vertreten ist oder außerhalb des Verantwortungsbereichs des Lizenzgebers liegt. Schadensersatzansprüche werden im Falle des Verzugs oder vollständiger oder teilweiser Unmöglichkeit, die der Lizenzgeber zu vertreten hat, auf in solchen Fällen typischerweise auftretende Schäden begrenzt.
8. Mängel/Service
8.1. In der monatlichen Lizenzgebühr ist standardmäßig 1 Stunde Servicezeit enthalten, für die keine zusätzlichen Kosten für den Lizenznehmer anfallen und sofern gem. Angebot und Auftrag hierzu keine vom Standard abweichenden Kontingente vereinbart sind. Nicht verbrauchte Servicezeiten werden nicht gutgeschrieben.
8.2. Die Beseitigung von berechtigt gerügten Mängeln an der Software fällt nicht unter Servicezeiten. Mängel beseitigt der Lizenzgeber nach Mängelrüge in Textform (Z. 2.3. dieses Vertrages) unverzüglich und für den Lizenznehmer kostenfrei.
8.3. Über die in Z. 7.1. dieser Vereinbarung festgelegten Servicezeiten hinaus vom Lizenznehmer in Anspruch genommene Servicezeiten berechnet der Lizenzgeber mit 200 € netto je angefangene Stunde. Diese Kosten fallen auch für die Bearbeitung nicht nachvollziehbarer Mängelrüge/Störungsmeldungen an.
9. Allgemeine Geschäftsbedingungen
9.1. Auf den Vertrag finden die allgemeinen Geschäftsbedingungen der trafe GmbH Anwendung. Von diesen Geschäftsbedingungen abweichende Geschäftsbedingungen des Lizenznehmers erkennt der Lizenzgeber nicht an, es sei denn, der Lizenzgeber stimmt ausdrücklich schriftlich diesen abweichenden Geschäftsbedingungen zu. Anwendbar ist die bei Vertragsschluss gültige Fassung der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lizenzgebers.
9.2. Der Lizenzgeber kann diese allgemeinen Geschäftsbedingungen mit einer angemessenen Ankündigungsfrist durch Erklärung per E-Mail ändern. Wenn der Lizenznehmer der Änderung nicht innerhalb einer Frist von einem Kalendermonat in Textform widerspricht, gilt die Änderung als genehmigt. Der Lizenzgeber wird den Lizenznehmer bei jeder Änderung darauf hinweisen, dass die Änderung wirksam wird, wenn nicht innerhalb der Frist von einem Kalendermonat widersprochen wird.
10. Datenverarbeitung
10.1. Durch den Lizenzgeber werden Daten des Lizenznehmers erhoben und verarbeitet. Die Datenverarbeitung unterliegt den Bestimmungen der geltenden Datenschutzgesetze und Verordnungen. Die Datenschutzerklärung finden Sie unter https://trafe.io/datenschutzerklaerung
10.2. Der Lizenznehmer stimmt der Verarbeitung seiner Daten durch den Lizenzgeber im Rahmen dieses Vertrages und der Nutzung der Softwarelösung zu.
10.3. Der Lizenznehmer gestattet der Firma trafe GmbH, folgende Daten zur Weiterentwicklung der trafe App und zum Aufbau eines KI-Modelles zu nutzen:
• Fotografien der Mietsachen bei Übergabe und Rückgabe
• Fotografien der Ausweisdokumente und Führerscheine
• Fotografien von eventuellen Schäden an Mietsachen
11. Gerichtsstand und anwendbares Recht
11.1. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Ingolstadt.
11.2. Für alle Ansprüche aus diesem Vertrag gilt ausschließlich deutsches Recht.
12. Salvatorische Klausel
12.1. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit des Vertrages insgesamt im Übrigen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstatt der unwirksamen Regelung eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung möglichst nahekommt.
12.2. Gleiches gilt für die Beseitigung eventueller Regelungslücken im Vertrag.
12.3. Die Auftragsbestätigung und diese allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten alle Vereinbarungen zwischen den Parteien im Zusammenhang mit der Nutzung der Softwarelösung durch den Lizenznehmer und der Zurverfügungstellung der Softwarelösung durch den Lizenzgeber. Änderungen des Vertrages unterliegen der Schriftform. Das gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.
Stand: August 2023
